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Como fazer reuniões sem cara de reuniões

Atualizado: 14 de mai. de 2021

“Sem tempo pra fazer xixi”. “Não consigo parar para almoçar”. “Agenda bloqueada o dia inteiro”. UFA!!! O nome disto é reunião.

Depois que as empresas foram obrigadas a adotarem o famoso home office, as reuniões invadiram a rotina de muitos profissionais. Tudo virou uma reunião.


O café virou reunião. O “você tem 5 minutinhos?” virou uma reunião de 30 minutos. O encontro no corredor virou reunião. O “vamos almoçar” virou mais uma reunião. E a aquela reunião de 1 hora que os primeiros 20 minutos eram compostos por pessoas chegando atrasadas e bate papo de quebra gelo, virou uma reunião de 30 minutos, dando espaço para reservarem outra de mais 30 minutos. O famoso 2 em 1😓😓.

Mas realmente precisamos de tantas reuniões assim??

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Tenho certeza que muitos artigos irão indicar as boas práticas de reduzirmos o número de reuniões. Inclusive já tem até empresas adotando políticas para proibirem reuniões em alguns dias da semana ou em alguns horários específicos.

Minha opinião: tudo que tem como propósito melhorar o bem-estar das pessoas é válido, mas acredito que as reuniões, se bem conduzidas, podem apoiar em um elemento que, se não prestarmos bem a atenção, corremos o risco de perder: a socialização.

A socialização é o processo pelo qual aprendemos normas, regras e costumes de uma sociedade, de forma que consigamos nos conduzir em nossa convivência diária.
A socialização é responsável pela formação de boa parte da identidade do indivíduo, de modo que não é possível compreender um sujeito humano se não levarmos em consideração os diversos elementos sociais que trabalharam em conjunto para formá-lo.

Bom, agora que temos o conceito sobre socialização, o que tudo isso tem a ver com reuniões? TUDO.

Reduzir o número de reuniões pode dificultar o desenvolvimento do indivíduo, já que, para muitos, nos dias de hoje que temos vivido isolados, reuniões tem sido um dos raros momentos de interação com outros humanos, que não sejam aqueles que vivem dentro da nossa própria casa.

Ah sim, tem aquelas fugidas para irmos ao supermercado, açougue, frutaria, pegar comida na porta de casa, mas, está longe de ser um momento de longa socialização.


Então já que reuniões tem também este papel em nossas vidas, que tal fazermos delas um momento mais leve e prazeroso, ao ponto de não falarmos mais de reuniões como se fosse algo sacrificante e doloroso.

Abaixo, compartilho algumas dicas de como suavizar as reuniões.


COMO AGENDAR REUNIÃO ON-LINE

  • Você também é um daqueles que escolhe filme pelo título? Caso não seja, saiba que a maioria dos brasileiros fazem a escolha de filmes olhando para o título. Utilize esta técnica para o reuniões, ou seja, dando títulos que atraem e não que repelem. Foge daqueles velhos títulos como "alinhamentos", "plano estratégico", "check point" , "reunião de bláblá". Tente títulos mais engajadores tais como: "Venha fazer a diferença no projeto xxxx", "não perca a chance de participar do xxx", "sem você não seremos capaz de fazer xxxxx acontecer".

  • Agendar reuniões em horários quebrados, tais como de 45minutos, ou 75 minutos ou algo deste tipo, e, principalmente, terminar no horário, também colabora para que o participante tenha prazer em estar na reunião com você.


COMO CONDUZIR REUNIÃO ON-LINE

  • Para todas as suas conversas do dia-a-dia você apresenta slides? Como você explica um assunto complexo durante um jantar? Qual é a sua técnica para que na roda de amigos, você consiga manter todos engajados na sua conversa? Que tal trazer estas técnicas para as reuniões on-line? Reduza o número de apresentações e valorize o bate papo, a fala e o olhar (veja meu artigo sobre "O poder de uma câmera aberta na reunião"). Não ache que o que faz a reunião importante são as apresentações cheias de efeitos, mas sim, a qualidade do conteúdo do apresentador.

  • Se ao final da sua reunião, alguém não tenha participado com algum comentário, sugestão ou opinião, talvez a sua reunião poderia ter sido um simples e-mail. Uma reunião on-line efetiva deve prever tempo para participação de todos os convocados, se não há tempo para esta interação, devido ao número grande de participantes, não chame esta sessão de reunião, chame de webinar, live, treinamento, ou outra iniciativa que tem característica semelhantes a uma "palestra".


COMO ENCERRAR REUNIÃO

  • Agradecer, citando o nome dos participantes e ressaltando o porque foi importante ter a participação de cada um deles ou delas durante a reunião, é uma maneira de demonstrar que foi um tempo investido e não tempo perdido.

Para você que lidera reuniões, aproveita esta oportunidade para praticar a empatia, para valorizar o tempo do outro e para oferecer um momento de desenvolvimento . Já para você que participa como convidado de reuniões, veja como uma oportunidade de interação, se conecte com este momento e absorva o melhor que o outro ser humano está te proporcionando: a socialização.


Ah, tudo isso não elimina a necessidade de ter pausas entre as reuniões. Estar de trabalho remoto não significa que você está todo o tempo disponível. Ou seja, dê tempo para pausas, assim como aconteceriam no trabalho físico.


Gostou deste texto?

Então, me conta o que achou nos comentários e compartilhe para ajudar a espalhar essa ideia.
 

Kátia Regina

Executiva de RH | Apaixonada por gente, histórias e experiências | Escritora de artigos e rumo a publicação de livro(s)


Originalmente publicado em www.katiaregina.com




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