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Como reduzir o número de e-mails corporativos e aumentar o tempo livre para fazer o que quiser

É fato que o trabalho remoto, híbrido, on-line, home office ou simplesmente teletrabalho, forçado principalmente pelo cenário da pandemia, fez com que o número de e-mails enviados e, consequentemente recebidos, fossem muito mais intensos. Você concorda?


Talvez isso seja pelo fato das pessoas quererem mostrar que estão trabalhando apesar de estarem em casa, ou para mostrar que estão conectadas e atentas a tudo que está acontecendo, ou para que tenham registro dos fatos uma vez que não existe mais as conversas, ou para receberem uma resposta e não se sentirem sozinhos, ou somente para evitarem reuniões, telefonemas e mensagens no whatsapp (já que estes canais também estão bem saturados). Mas o que todo mundo, com quem pelo menos eu converso no trabalho me relata, é que realmente o número de e-mails recebidos estão cada vez mais frequentes, podemos até dizer que quase insanos.


Eu não sei você, mas eu já tive pânico de e-mails. Já tive situações de olhar para minha caixa de entrada e ver mais de 250 e-mails não lidos, e ao olhar para o relógio já eram mais de 18h, ou seja, o dia acabando e a caixa de e-mail transbordando. Nesta hora bate aquela vontade de deletar tudo e sair correndo, ou sair lendo todos e-mails sem hora para parar ou ignorar e fechar o computador como se nada tivesse acontecido.

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Eu confesso que já tomei as 3 decisões, e nenhuma delas me fez bem no final. Então o que fazer para reduzir o número de e-mails e ter tempo livre para fazer o que quiser?


Antes de buscar soluções para reduzir os seus números de e-mails recebidos, faça a reflexão se você não é um daqueles que tem enviado muitos e-mails e enchendo a caixa de entrada de outras pessoas. Por exemplo, e-mails que poderiam ser evitados geralmente são:

  1. Mensagens longas que gerem barra de rolagem, e que não seja possível ser lido em uma só página, principalmente na tela do celular.

  2. Mensagens para confirmar recebimento, principalmente quando não é pedido, tais como "obrigada", "ok", "alinhado", "parabéns", "de acordo" e outras mini palavras.

  3. Mensagens com cópia para muitas pessoas, ou "para" muitas pessoas, só a título de informação, sem ação de ninguém que tem recebido a mensagem.

Se você já não tem destes 3 maus hábitos, PARABÉNS! Você já está praticando a empatia virtual, e reduzindo a pressão no destinatário por ter que responder mais um e-mail na caixa de entrada.


Mas se você ainda tem cometido um destes deslizes. Antes de seguir lendo este artigo, recomendo que faça primeiro a sua parte, reduza o envio de e-mails desnecessários.


Mas vamos lá, para reduzir de fato o número de e-mails, além daqueles conselhos básicos de: definir horário para responder e-mails; apagar e-mails desnecessários; responder somente se de fato precisar de resposta, o conselho que eu te dou é: Sinta-se obrigado a ler somente os e-mails que te façam se sentir especial.


Hã?


É isso aí. Se o e-mail que você tem recebido não te desperta curiosidade, não é personalizado para você, a mensagem não é clara, simples e concisa, e não te instigue a ler com "urgência", este e-mail com certeza poderia ser movido para uma caixa nomeada como "e-mail sem importância".

Comece a fazer este exercício e identifique quem são as pessoas que tem te enviado mais e-mails sem importância. Convide esta pessoa para uma conversa, e reflitam se vocês não poderiam ter menos e-mails e mais conversas.


Eu me lembro quando eu recebi o meu primeiro e-mail, ainda de uma conta privada. Foi lá na década de 90, quando eu criei minha conta em um provedor já extinto chamado "BOL". Quando a mensagem chegou me dando boas vindas, foi uma explosão de alegria. Eu não via a hora de receber um novo e-mail.


De lá pra cá, eu tive outros grandes momentos de felicidades via e-mail. Mensagens tais como aprovação em processo seletivo, aquisição de uma bolsa de estudo, confirmação de um financiamento esperado, um reconhecimento por um projeto conquistado, ou um conselho que transformaria a minha vida, sim, são e-mails que vale a pena ser lidos.


E, é esta sensação que eu acredito que e-mails deveriam causar em nossas vidas. Para que quando lidos, nos darem a certeza que valeu a pena aquele momento, e, que teremos mais tempo livre para refletir e fazer o que bem quisermos.


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Então, me conta o que achou nos comentários e compartilhe para ajudar a espalhar essa ideia.

Kátia Regina

Executiva de RH | Apaixonada por gente, histórias e experiências | Escritora de artigos e rumo a publicação de livro(s)

Originalmente publicado em www.katiaregina.com


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